1. כללי

 

1.1     חוזר זה מטפל בתהליך פתיחת תיק למעסיק, המבקש להעסיק עובדים באמצעות אחד המדורים של אגף מדורי התשלומים.

 

1.2     בתהליך הנ"ל שני שלבים עיקריים והם:

                                   ·          טיפול בבקשה המוגשת ע"י המעסיק.

                                   ·          פתיחת תיק למעסיק שבקשתו אושרה.

 

2. טיפול בבקשה המוגשת ע"י המעסיק

 

2.1     קליטה ובדיקת פרטי הבקשה

 

2.1.1          שלבי טיפול בבקשת המעסיק

 

שלבי הטיפול בבקשת המעסיק הם:

                                                           ·          בדיקת פרטי הבקשה.

                                                           ·          אימות פרטי המעסיק.

                                                           ·          קבלת מסמכי חובה.

                                                           ·          רישום הבקשה.

                                                           ·          אישור מורשה חתימה.

 

2.1.1.1 בדיקת פרטי הבקשה

בדיקת פרטי הבקשה כוללת:

א.   בענף התעשייה והשירותים בלבד: בדיקה שלמעסיק יש אישור העסקה כמותי - ש.ת. 33.

ב.   בדיקה אם למעסיק כבר קיים תיק עבור אותו סוג עובדים, ענף וסקטור.

ג.    בדיקה אם המעסיק המבקש מוגדר כשותף או בעל מניות בתיק הקיים, או בעל מניות בתיק אחר, שמתנהל במערכת.

בהתאם לתוצאות הבדיקה, על הפקיד המטפל בבקשה להחליט לפי שיקול דעתו האם להמשיך ולטפל בבקשה או לדחותה.

 

2.1.1.2  אימות פרטי המעסיק

באמצעות מערכת המחשוב יאומתו פרטי המעסיק בביטוח לאומי ובמרשם האוכלוסין וזאת על מנת שבקשה לא תקינה תידחה על הסף.

 

2.1.1.3  קבלת מסמכי חובה

בעת בדיקת הבקשה יש לוודא שהתקבלו כל מסמכי החובה כפי שמוגדרים מעת לעת בחוזרים של מנהל האגף.

המסמכים הנדרשים:

בענף הבניין:

צילום מסמך עוסק מורשה.

צילום מסמך תיק ניכויים ביטוח לאומי.

צילום רשם הקבלנים (בתוקף).

צילום ת"ז.

אישור על ניהול פנקסי חשבונות- אגף מס הכנסה ו/או אישור לצורך ניכוי מס.

בענפי החקלאות, התעשייה והשירותים:

1.    צילום עוסק מורשה.

2.    צילום תיק ניכויים ביטוח לאומי.

                                         3.     צילום ת"ז.

4.       תצהיר על עיסוק.

5.       אישור על ניהול פנקסי חשבונות – אגף מס הכנסה ו/או    אישור לצורך ניכוי מס.

 

בחברה בע"מ – יש להמציא תזכיר ותקנון החבר, חותמת החברה ומורשי חתימה.

 

בכל הענפים הרלוונטיים יש להמציא מספר חשבון בנק של המעסיק.

 

 

2.1.1.4  רישום הבקשה

בקשה שנתקיימו לגביה כל התנאים המפורטים לעיל תועבר לאישור מורשה חתימה במדור.

בקשה שלא הושלמו לגביה כל המסמכים הנדרשים תיקלט במערכת המחשוב בסטטוס "ממתין להשלמת מסמכים" ולא תטופל עד שיומצאו כל המסמכים החסרים.

 

2.1.1.5  אישור מורשה חתימה

כל בקשה טעונה אישור של מורשה חתימה במדור.

על מורשה החתימה לוודא שכל שלבי הטיפול בבקשה עד לשלב זה, בוצעו באופן תקין ומיטבי.

 

3. תהליך פתיחת התיק למעסיק

 

3.1     ניהול תיק למעסיק

 

3.1.1     עקרונות לניהול תיק מעסיקים

א.   לכל מעסיק ינוהל תיק אחד בלבד לכל צירוף של סוג עובדים, ענף וסקטור.

ב.   לא יתאפשר ניהול של שני צירופים שונים תחת תיק אחד.

ג.    כל התיקים של מעסיק בעל אותו תיק ניכויים, המעסיק עובדים מן   
       השטחים צריכים להתנהל במדור אחד.

            מערכת המחשוב מאפשרת איתור כל תיקי המעסיקים שיש להם אותו מספר של תיק ניכויים במס הכנסה.

 

3.1.2     מספור תיק מעסיק

מספר תיק המעסיק הינו חד ערכי במערכת:

המערכת תקצה מספר למעסיק, בפניה הראשונה שלו למערכת מת"ש, בעת הגשת בקשה לפתיחת תיק (ולאחר קליטת ש.ת. 33, בענף תעשייה ושירותים).

מספר תיק הניכויים של המעסיק במס הכנסה ומספר תיק ביטוח לאומי הינם נתוני חובה לגבי כל מעסיק, אך אינם מהווים זיהוי חד ערכי.

 

3.2     פתיחת תיק למעסיק

 

3.2.1     אופן פתיחת התיק

             בעת פתיחת התיק תבוצע השלמה של הפרטים שהוזנו למערכת בשלבים הקודמים. יתווספו נתונים על הפרויקטים המנוהלים תחת תיק המעסיק, שותפים ובעלי מניות, מספר חשבון בנק וכו'.

 

3.2.2      בדיקת תנאי סף לפתיחת תיק

המספר  שהוקצה למעסיק בשלב הבקשה יוזן למערכת המחשב וייבדק כי:

א.      בענף התעשייה והשירותים - יש למעסיק אישור העסקה כמותי בר תוקף.

ב.      קיימת החלטה בבקשה לפתיחת תיק, המאשרת פתיחת התיק.

           

3.2.3     הגשת מסמכי חובה

            במידה ועל המעסיק להגיש בשלב זה מסמכים נוספים על אילו שהוגשו בעת הגשת הבקשה, כגון "כתב התחייבות", תצוין הגשתם בשלב זה.

 

3.2.4     השלמת פרטי המעסיק

            המשתמש ישלים את הנתונים שיש לנהל עבור המעסיק במערכת:

3.2.4.1  פרטי חשבון הבנק.

            חובה להזין בשלב זה את פרטי חשבון הבנק של המעסיק לצורך העברה למערכת הנה"ח.

3.2.4.2  הגדרת פרוייקטים

            ניתן להגדיר תחת אותו תיק מעסיק מספר פרויקטים/אתרי עבודה.

            המערכת תומכת בהגשת דיווחי העסקה בנפרד לכל פרויקט וכן בניהול עדיפויות עובדים במסגרת הפרויקטים.

            המערכת תגדיר לכל מעסיק פרויקט אחד כברירת מחדל.

3.2.4.3  הגדרת שותפים/בעלי מניות

            יש להגדיר למערכת פרטים אישיים - זיהוי שם וכתובת של בעלי מניות בחברה או שותפים בעסק, בנוסף לפרטי המעסיק שהוזנו במסגרת הבקשה.

            יתאפשר איתור של תיק מעסיק על פי פרטי זיהוי של שותף/בעל מניות.

3.2.4.4  הגדרת מייצג

            יש להגדיר פרטי זיהוי של אדם אחד או יותר הרשאים לבצע פעולות בשם המעסיק מול מדור התשלומים.

 

3.2.5     אישור ביצוע פתיחת תיק

לאחר השלמת כל הפרטים יאשר המשתמש את ביצוע פתיחת התיק במערכת ויבוצע עדכון בסיס הנתונים של המערכת.

עם השלמת פתיחת התיק יתאפשר מעבר ישיר לפעילות בקשת המלצה שמית לרישיונות התעסוקה לעובדים המבוקשים.

 

3.2.6     העברת פרטי מעסיקים לגורמים חיצוניים

יש לוודא שפרטי המעסיקים שפתחו עבורם תיקים יועברו באמצעות ממשק ל:

                                               ·          תת המערכת החשבונאית.

                                               ·          מת"ק.

 

 

4.   העסקת עובדים מן השטחים בענפים השונים

 

4.1   ענף התעשייה והשירותים

מעסיק המעוניין להעסיק עובדים מן השטחים בענף התעשייה והשירותים יפנה ללשכת התעסוקה באזור בו נדרשת העבודה ויבצע הזמנת עובדים. במקרה בו לא נמצאו עובדים ישראלים לאיוש המשרות ינפיק שירות התעסוקה, בהתאם לנהליו, אישור ש.ת 33 המופנה למדור התשלומים הכולל את מספר המשרות לאיוש באמצעות עובדים מן השטחים המומלץ על ידו.

על טפסי ש.ת. 33 להיות חתומים (חתימה +חותמת) על ידי מנהל מחוז שירות התעסוקה הרלוונטי.

 

4.2         ענף החקלאות

מעסיק המעוניין להעסיק עובדים מן השטחים   בענף החקלאות יפנה למשרד החקלאות בבקשה להעסקת עובדים כאמור. משרד החקלאות יבחן את הבקשה ובמקרה הצורך ימציא למעסיק אישור מטעמו המופנה למדור התשלומים הכולל את מספר המשרות לאיוש באמצעות עובדים מן השטחים המומלץ על ידו.

 

4.3         ענף הבניין

קבלן הרשום ברשם הקבלנים המעוניין להעסיק עובדים מן השטחים יגיש בקשה ישירות למדור התשלומים במקום בו מתבצעת העבודה, או לחילופין, במקום בו נמצאים משרדי הקבלן.

עבודה בענף הבניין כוללת עבודה במקצועות הבאים בלבד:

בנאות, רצפות, ברזלנות, טייחות, טפסנות ועבודות פיתוח ותשתיות.

מתן האישורים להעסקת עובדים מן השטחים בענף הבניין הינו בהתאם למפורט בחוזר מנהל אגף מספר 16/08 מיום 17/8/2008 הקובע כדלקמן:

 

4.3.1 קבלני בנין רשומים:

-     מספר העובדים המועסקים בפועל על ידי הקבלן עובר ליום 17/8/2008 ושולם שכר בגינם, מהווים בסיס למכסת העובדים המאושרים.

-     לכל מעסיק שלו יותר מ- 10 עובדים ניתן לאשר תוספת של 15%.

-     מעסיק שהעסיק פחות מ- 10 עובדים עובר ליום 17/8/2008 ניתן לאשר תוספת של עד 2 עובדים, כך שסה"כ המכסה כולל התוספת תהא עשרה עובדים.

 

 

 

4.3.2     קבלני שיפוצים:

4.3.2.1          רק קבלני שיפוצים הנמצאים בעיצומו של תהליך הנפקת רישיון קבלן רשום יוכלו לקבל אישור להעסקת עובדים מן השטחים.

4.3.2.2          ניתן לאשר תוספת של עובד אחד בלבד עבור קבלן שיפוצים כאמור. 

 

4.3.2.3          קבלן שיפוצים שלא הסדיר את מעמדו לא יקבל תוספת עובדים כלל.

 

4.3.3     קבלנים רשומים חדשים:

4.3.3.1  מדובר רק בקבלנים רשומים ברשם הקבלנים.

4.3.3.2  לקבלנים חדשים ניתן להקצות באופן התחלתי עד 3 עובדים בלבד.

 

             4.3.4    הקצאה חריגה:

4.3.4.1   מעסיק המבקש לקלוט עובדים מעבר להקצאה שנקבעה לעיל יפנה בכתב את בקשתו למדור התשלומים הרלוונטי.

4.3.4.2    המדור יעביר להנהלת אגף מת"ש את הבקשה עם המלצה של מנהל המדור.

4.3.4.3    הנהלת האגף תבחן את הבקשה ותיתן את החלטתה תוך 30 יום.

 

 

5.         בקשה לתוספת עובדים – בכל הענפים

 

מעסיק קיים, המבקש להעסיק עובדים נוספים מגיש בקשה נוספת להעסקת עובדים מן השטחים ועליו לקבל אישור העסקה כמותי נוסף. בעת הגשת הבקשה עליו לציין את מספר התיק שלו במערכת מת"ש. כל האישורים והמכסות לאותו מעסיק (ע"פ הגדרת מעסיק בתת המערכת) ינוהלו תחת אותו תיק מעסיק.

 

 

                                                                                   

 

בכבוד רב,

                                                                                   אהרן ברזאני

                                                                                מנהל אגף בכיר