אם תעודת הפטירה המבוקשת היא עבור בן משפחה,יש למלא טופס "
בקשה למתן תיעוד ממרשם האוכלוסין". חשוב לציין בטופס הבקשה את הפרטים כפי שהיו רשומים בשעת הפטירה (שם המשפחה,שם פרטי,מקום ותאריך פטירה מדויקים).
תעודת פטירה עבור אחר שאינו בן משפחה ניתן לקבל אם למבקש יש ענין לכאורה בכך,לכן בבקשה לתעודת פטירהעבור הזולת יש להוכח זיקה או ענין לבקשה לדוגמא: זכאות לירושה וכו'. על המבקש למלא טופס "
בקשה למתן תיעוד מרשם האוכלוסין".חשוב לציין בטופס הבקשה את הפרטים של האדם עבורו מבוקשת התעודהכפי שנרשמו בשעת הפטירה (שם המשפחה,שם פרטי,מקום ותאריך פטירה).
בבקשה לתעודת פטירה למי שנפטר לפני שנת 1955, חשוב לציין על גבי טופס הבקשה את מקום המגורים של הנפטר בשעת הפטירה.
מי שנפטר בחו"ל לא ניתן להנפיק עבורו תעודת פטירה.לחילופין הוא יכול לקבל תמצית רישום ממרשם האוכלוסין המשמשת במקרה זה תחליף לתעודת פטירה.
באחת מהדרכים הבאות:הגעה לסניף דואר ייעודי או מכתב או תיבת שירות בלשכה או הגעה באופן אישי לפקיד קבלת קהל.